Struttura multi-sede
Prato e Forte dei Marmi hanno sale, trainer e orari propri, ma una sola anagrafica clienti e una sola dashboard. Un cliente può allenarsi in entrambe le sedi senza duplicati.
Gestionale su misura · Fitness · Prato e Forte dei Marmi
One to One Personal Training Lab
Uno studio di personal training con due sedi che girava su fogli di calcolo, agenda cartacea e chat. Oggi gira su un gestionale interno costruito addosso al suo modo di lavorare.
- Cliente
- One to One Personal Training Lab
- Sedi
- Prato e Forte dei Marmi
- Ruolo
- Analisi, progettazione, sviluppo, formazione
- Stato
- In produzione, uso quotidiano
Il contesto
One to One non è una palestra ad abbonamento libero: è uno studio dove ogni cliente ha un percorso suo, un trainer di riferimento e sedute prenotate una per una. È esattamente il tipo di attività che nessun software standard copre bene, perché i gestionali per palestre sono pensati per i tornelli e gli abbonamenti mensili.
Con l'apertura della seconda sede il problema è raddoppiato: due agende separate, due liste clienti, e nessun modo di sapere come stesse andando lo studio nel suo insieme senza mettersi a sommare a mano.
Il problema
- Due sedi, due sistemi paralleli e nessuna vista d'insieme
- Rinnovi persi: nessuno sapeva chi stava per finire il pacchetto finché il cliente non spariva
- Prenotazioni via chat, con doppie prenotazioni sulla stessa sala e disdette mai registrate
- Schede di allenamento su carta e su fogli sparsi: se il trainer non c'era, la seduta si improvvisava
- Nessun numero affidabile: clienti attivi, presenze a settimana, resa di ogni fascia oraria
- Recensioni chieste a voce, quando ci si ricordava
Cosa ho costruito.
Anagrafica e storico
Scheda cliente completa: dati, obiettivi, anamnesi, storico degli acquisti, delle presenze e delle comunicazioni. Tutto quello che serve prima di una seduta, in una schermata.
Schede di allenamento
Il trainer costruisce la scheda da una libreria di esercizi, la assegna e la aggiorna. Il cliente la consulta dal telefono, con carichi e serie della volta precedente.
Abbonamenti e pacchetti
Pacchetti a ingressi e abbonamenti a tempo, con ingressi residui, scadenze e sospensioni. Il sistema segnala i pacchetti in esaurimento prima che finiscano, non dopo.
Calendario sale e trainer
Disponibilità per sala, per trainer e per sede, prenotazione dal lato cliente, regole sulle disdette, lista d'attesa che riempie gli slot liberati.
Presenze
Check-in della seduta collegato alla prenotazione: lo scarico dell'ingresso dal pacchetto è automatico e non si discute più su quante sedute restano.
Pagamenti e insoluti
Registrazione degli incassi, quote da saldare in evidenza, ricevute. Chi è indietro con i pagamenti si vede a colpo d'occhio, per sede.
Comunicazioni automatiche
Promemoria della seduta, avviso di pacchetto in scadenza, messaggio a chi non si vede da troppo tempo, auguri di compleanno. Partono dal gestionale, senza che nessuno se ne debba ricordare.
Dashboard
Clienti attivi, presenze settimanali, saturazione delle fasce orarie, tasso di rinnovo, insoluti. Filtrabili per sede o aggregati sullo studio.
Recensioni
Richiesta della recensione Google collegata al percorso del cliente e alla sede in cui si allena.
Ruoli e permessi
Titolare, segreteria e trainer vedono cose diverse. Un trainer gestisce i suoi clienti e le sue sedute, non i prezzi e gli incassi.
Storico e archivio
Nessun dato si perde quando un cliente smette. Se torna dopo mesi, il suo percorso è ancora lì, con schede e presenze.
Come ci siamo arrivati.
- 01
Una mattina in studio
Ho guardato lavorare lo staff per una mattina intera. Il processo reale è sempre diverso da come viene raccontato a parole, e le eccezioni sono la parte che fa fallire i gestionali comprati.
- 02
Mappa del processo
Dal primo contatto al rinnovo: ogni passaggio, chi lo fa, dove finisce il dato. Da qui è uscita la lista dei moduli e l'ordine con cui costruirli.
- 03
Primo rilascio
Clienti, abbonamenti e calendario sulla prima sede. Il blocco che toglieva più tempo, messo in mano allo staff prima di costruire il resto.
- 04
Uso reale e correzioni
Le prime settimane di uso vero hanno cambiato diverse cose. Erano previste: è il momento in cui un gestionale smette di essere un'idea.
- 05
Seconda sede
Estensione della struttura a Forte dei Marmi: sale e orari propri, anagrafica e numeri condivisi.
- 06
Moduli successivi
Schede, presenze, comunicazioni automatiche, dashboard. Uno alla volta, quando il precedente era entrato nelle abitudini.
- 07
Formazione e autonomia
Sessioni con lo staff e documentazione. Oggi lo usano senza chiamarmi.
Cosa è cambiato.
2
Sedi gestite da un solo sistema
12
Moduli in un unico gestionale interno
0
Fogli di calcolo rimasti in uso
Ogni giorno
In mano allo staff, non solo al titolare
In sintesi
Il cambiamento più grosso non è stato tecnico. È che le domande a cui prima si rispondeva "devo controllare" ora hanno una risposta in dieci secondi: quanti clienti attivi ci sono, chi sta per finire il pacchetto, quale fascia oraria è vuota il martedì a Forte dei Marmi.
L'altro effetto è sui rinnovi. Un pacchetto che finisce e nessuno che lo dica è un cliente che si perde per disattenzione, non per insoddisfazione. Adesso l'avviso parte da solo, giorni prima.
Con la seconda sede si è visto il vantaggio vero di un sistema costruito su misura: aggiungere una sede è stata una configurazione, non un altro programma da comprare.
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